Поставщики услуг электронной почты и ваш бизнес

Соображения при выборе поставщика услуг электронной почты для вашего бизнеса

Не так уж редко местный малый бизнес использует Yahoo или Gmail для делового общения по электронной почте.

Однако есть довольно много причин, по которым это не масштабируется.

Во-первых, адрес электронной почты @gmail.com действительно не выглядит профессионально. Если вы хотите расширить свой бизнес за пределы вашего текущего района, то гораздо лучше создать свой собственный домен . Как только в вашем учреждении появятся разные отделы, система электронной почты, настроенная на вашем собственном бизнес-домене, станет довольно неизбежной. Даже если есть только небольшая команда из нескольких менеджеров по продажам, им всем могут понадобиться свои собственные учетные записи электронной почты для бизнеса, чтобы облегчить общение со всеми их потенциальными клиентами.

Когда приходит время выбирать поставщика услуг электронной почты для вашего бизнеса, необходимо учитывать три основных фактора.

Безопасность, функции и стоимость

1. Стоимость

Раньше установка собственного почтового сервера стоила дорого. Однако это было до того, как многие поставщики услуг электронной почты перешли на облачные варианты. Учитывая это, вам не нужно выполнять какие-либо настройки с вашей стороны, поэтому у вас, по сути, нет никаких капитальных затрат.

Стоимость облачных услуг обычно зависит от того, сколько пользователей (или уникальных учетных записей электронной почты) вам нужно. Такой способ делает его очень масштабируемым, и вы платите только за то количество адресов электронной почты, которое необходимо вашему бизнесу.

Стоит отметить, что по-прежнему можно настроить свой собственный почтовый сервер. Есть несколько скриптов с открытым исходным кодом, которые вы можете использовать для этого, но вы все равно будете иметь дело с высокой ценой, связанной с арендой или владением сервером. Это также означает, что вашей компании потребуется кто-то с обширным техническим опытом для обслуживания, а это не очень хорошее предложение.

2. Особенности

Это может быть самым важным соображением с точки зрения оперативной перспективы. Службы электронной почты предлагают вашим сотрудникам гораздо больше, чем просто адреса для связи. Конечно, есть стандартные требования и функции, которые вам нужны, включая интуитивно понятный пользовательский интерфейс, много места для хранения, а также размеры и типы вложенных файлов. Тем не менее, есть и другие важные функции, на которые следует обратить внимание.

Catch-All: эту функцию довольно часто упускают из виду, и она не является опцией по умолчанию для многих почтовых провайдеров. Универсальная функция — это функция, которая получает каждое входящее электронное письмо, которое не адресовано каким-либо существующим именованным пользователям, и перенаправляет их на основной идентификатор. Это особенно полезно, если вы получаете какие-либо входящие запросы, адресованные бывшим сотрудникам, которые больше не работают с вами. Эти электронные письма могут быть перенаправлены на фактически активный адрес электронной почты, где они будут своевременно обработаны надлежащим образом.

Фильтры спама. С другой стороны, объемы нежелательной почты со спамом тратят впустую ресурсы и время сотрудников. Это может даже истощить доступное место для хранения. Выбранный вами поставщик услуг электронной почты должен иметь надежный спам-фильтр, который блокирует любые нежелательные сообщения. Точно так же фильтр не должен быть настолько чувствительным, чтобы блокировать законные сообщения, которые могут вас заинтересовать.

Если вы заинтересованы в поставщике услуг, который не имеет лучшей репутации в области фильтрации спама, вы можете рассмотреть сторонние инструменты, которые специализируются на фильтрации спама. Как и в случае со спамом, выбранная вами служба электронной почты также должна иметь возможность сканировать, а затем фильтровать возможные вредоносные сценарии. С другой стороны, многие организации используют собственные выделенные антивирусные ресурсы для сканирования электронной почты и многого другого. Таким образом, вам может не понадобиться ваш поставщик услуг электронной почты, чтобы справиться с этим.

Интеграция: это одна из областей, в которой преуспевают многие основные поставщики услуг, такие как Microsoft и Google. Если вы платите за адрес электронной почты от Google, вы также получаете другие функции, такие как Google Hangouts, Календарь и Диск. Такие инструменты могут быть полезны для бизнес-пользователей, давая более крупным заведениям некоторое конкурентное преимущество перед более мелкими конкурентами. Стоит знать, что многие бизнес-пользователи обычно используют Диск и Календарь из личных учетных записей Gmail, но это не очень хорошая идея с точки зрения безопасности.

3. Безопасность

Электронная почта в наши дни служит основой практически для всех деловых коммуникаций. Даже когда организация использует сторонние инструменты, такие как Salesforce, Trello и Dropbox, для управления различными бизнес-проектами, каждая из этих учетных записей привязывается к адресу электронной почты. Если неавторизованная третья сторона взломает ваш адрес электронной почты, она также может получить доступ ко всем этим другим инструментам.

Помимо потери ваших конфиденциальных бизнес-данных, любые сотрудники, занимающиеся финансовыми транзакциями, будут уязвимы для таких вещей, как атаки на основе спуфинга, когда хакеры выдают себя за налоговый орган или даже банк пользователя. Соблюдение стандартов безопасности, таких как DMARC (сокращение от доменной проверки подлинности, отчетности и соответствия сообщений) или SPF (сокращение от структуры политик отправителя), может предотвратить спуфинговые атаки.

Шифрование, безусловно, является важным аспектом безопасности электронной почты. Стоит знать, что не весь зашифрованный текст одинаково безопасен, и то, насколько легко расшифровать зашифрованный текст, во многом зависит от того, какие ключи используются. Вообще говоря, 256-битные ключи шифрования AES в несколько раз более безопасны, чем их 128-битные аналоги AES.

Также важно помнить, что E2E, или сквозное шифрование, еще не является стандартной функцией многих популярных вариантов электронной почты, таких как Gmail. Шифрование E2E позволяет предотвратить кражу хакерами даже самого ключа, который им потребуется для расшифровки ваших сообщений. Технически пострадать от атак «человек посередине» все еще возможно, но такие стандарты означают, что деловое общение может быть намного более безопасным, чем в настоящее время без них.

Во многих отношениях, учитывая то, как ваш адрес электронной почты привязан к стольким устройствам и различным онлайн-приложениям, очень важно, чтобы вы его обезопасили.

Точно так же электронная почта по-прежнему является необходимым инструментом для повышения производительности, поэтому корпоративным пользователям нужны продукты с высокой степенью масштабируемости и хорошей интеграцией.

Если вы ИТ-директор, крайне важно рассмотреть как операционные, так и технологические перспективы, прежде чем выбрать подходящего поставщика для своей фирмы.